Trucos para ayudarte a mejorar la gestión del tiempo en tu empresa

El tiempo es un bien valioso, finito y limitado. Y es que gestionar bien las horas en el trabajo suele ser uno de los grandes problemas de autónomos, freelance y directivos. La carga de tareas es alta y la gestión del tiempo es uno de los pilares de la productividad en los negocios.

Por eso, se vuelve necesario buscar soluciones que permitan un óptimo reparto de este recurso para llevar a cabo las tareas y proyectos eficazmente. ¿Quieres conocer algunas claves y reglas para organizar mejor el tiempo en tu empresa?

Soluciones de software para evaluar y replantear algunos hábitos

Existen muchas herramientas en el mercado que nos pueden ayudar a gestionar las tareas y el tiempo para ganar en productividad. Utilizar alguna herramienta de este tipo nos permite:

• Obtener información detallada a largo plazo sobre las horas invertidas en los diferentes proyectos
• Contabilizar cuanto tiempo implica un determinado proyecto y si se excede o no de lo esperado
• Detectar la ineficiencia de determinadas tareas o los ladrones de tiempo en la empresa, como las reuniones innecesarias

Con esta información podemos evaluar y replantear algunos hábitos relacionados con la gestión del tiempo en nuestra organización y realizar ajustes para mejorar la productividad.

Dedica tiempo a planificar, organizar y gestionar antes de ejecutar

Una de las principales reglas a seguir para mejorar la gestión del tiempo en la empresa es la planificación. Así que, no empieces un día, una semana o un mes sin programar previamente los proyectos. Para ello, es necesario realizar una lista de todos los pendientes sin poner límites y después clasificar estas tareas por prioridad. De esta forma estaremos definiendo objetivos accesibles y graduales para medir el avance y la situación de cada proyecto

Define un método de trabajo ágil con tu equipo

Una vez los problemas han sido diagnosticados y las tareas, planificadas, es el turno de delegar y buscar un método de trabajo ágil para nuestro equipo. Para eso, puedes basarte en alguno de los siguientes modelos de organización

Diagrama de Gantt

Se trata de una herramienta muy práctica por su gran capacidad visual, ya que permite ver de forma rápida la distribución en el tiempo de cada una de las actividades. El Diagrama de Gantt se compone de 2 ejes: un eje horizontal donde se representan las unidades temporales (horas, días, semanas o meses) y un eje vertical donde se representan las tareas a realizar mediante barras horizontales

El método Scrum

Scrum es un modelo que define un conjunto de prácticas y roles que pueden tomarse como punto de partida para definir la gestión de los proyectos. Se basa en un grupo de trabajo y unas tareas que se desarrollan en ciclos cortos de trabajo que denominan sprints. Las tareas se fijan en función de un estricto orden de importancia: lo más importante se realiza al principio y lo accesorio al final. Los equipos son autoorganizados y multifuncionales para no depender de nadie ajeno al equipo. De esta forma las tareas de una forma mucho más ágil

El método GTD

El método GTD (las siglas de Getting Things Done) es un método de gestión del tiempo ideado por David Allen que se basa en cuatro pasos:

• Recopilar: localizar todas las tareas pendientes y registrarlas en un mismo sitio, al que Allen denomina “cubo”
• Procesar las tareas: delegando las tareas al equipo de trabajo, gestionando directamente otras u aplazando algunas
• Organizar: ordenando las tareas en función de su importancia
• Revisar: al menos una vez al día todas las listas y mover las tareas al lugar en que deban estar si han sufrido variaciones

Apóyate en lo digital para mejorar la gestión del tiempo en tu empresa

Además de establecer herramientas de comunicación digitales con nuestro equipo, hay muchas otras cosas en las que la tecnología nos puede ayudar en nuestro día a día:

• Utiliza la firma electrónica: habitualmente, para firmar cualquier documento de forma manual, hay que imprimir el documento, firmarlo, escanearlo, y volverlo a enviar, ya firmado, al remitente. Mediante una solución de firma electrónica, el tiempo invertido en firmar se reduce drásticamente y el proceso se aligera
• Pásate a la banca electrónica: evita los desplazamientos al banco y realiza las gestiones de tu empresa desde tu ordenador o teléfono móvil con la banca electrónica de empresas de ABANCA.
• Digitaliza los documentos. Es una opción que facilita el acceso, el tratamiento y la administración de éstos mismos. Aparte de ahorrar espacio físico, también invertimos menos tiempo en la clasificación, la búsqueda y la revisión

Sin duda, con estos trucos podrás agilizar los procesos en tu equipo de trabajo y realizar una gestión del tiempo más eficaz.