Gestión de inventarios: tips para que sean eficaces y fáciles

La gestión de inventarios permite coordinar los materiales necesarios para desarrollar una actividad de un modo eficaz. Tanto si se trata de una pyme como de una gran multinacional, es un paso que no se debe pasar por alto. De este modo te evitarás sorpresas como stocks que llevan demasiado tiempo parados o falta de materias primas necesarias para continuar con la producción y que podrían obligar a tener que parar la cadena de fabricación.

Como sabemos que la gestión de inventarios es un punto muy importante en cualquier empresa, vamos a explicarte métodos de gestión de inventarios que facilitarán esta tarea.

¿Qué es un inventario físico?

El inventario físico es el registro de todos los productos que están en stock en una empresa, almacén o tienda. Debe realizarse con regularidad para conocer las cantidades reales y asegurarse de que estas cifras coinciden con las registradas en el software de gestión.

¿Qué funciones tienen un inventario físico?

  • Nos permite detectar posibles errores en la herramienta de software de inventario.
  • Podemos calcular qué partidas coinciden y cuáles no, y localizar a qué se debe este desajuste.
  • Detectamos robos y artículos rotos o defectuosos.

Gracias a combinar un inventario físico con el inventario digital localizamos las cantidades reales disponibles de cada producto, garantizamos que los materiales se encuentren en buen estado y, en general, podemos ofrecerles un servicio mejor a los clientes.

Métodos de gestión de inventarios

Tanto si usas un Excel como algún sistema de gestión del almacén avanzado, hay una serie de métodos a la hora de contabilizar los materiales que te permitirán optimizar el proceso.

Método ABC

Este método de gestión de inventarios se basa en el principio de Pareto. Siguiendo el 80/20 se divide el stock en tres categorías: una pequeña cantidad de productos de valor elevado (representan un 20% del inventario pero su valor es del 80%), una cantidad media de productos de valor medio y una gran cantidad de productos (el 80%) de bajo valor (20% de beneficios).

Gracias al método ABC se consigue una mayor rentabilidad al gestionar los grupos de productos independientemente.

Método FIFO (first in, first out)

También se conoce como PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Como su nombre indica, este método de gestión de inventarios consiste en vender antes los productos que llevan más tiempo en el almacén. Es el método más empleado en los almacenes de alimentos y productos frescos.

Método LIFO (last in, first out)

El método LIFO es el contrario al método FIFO. En este caso, los últimos artículos en entrar son los primeros en ser vendidos. Se usa en modelos de negocio que quieren tener los productos almacenados el menor tiempo posible.

Método EOQ (cantidad económica de pedido)

Este método de gestión de inventarios se utiliza en empresas con mucha demanda y frecuencia de uso del inventario. Su base es encontrar el punto en el que los costes de pedir un producto y de mantenerlo en el inventario son iguales para conseguir reducir dichos costes.

Método del conteo cíclico

En el método del conteo cíclico se realizan recuentos frecuentes de una parte del inventario para contar todos los productos en stock en un breve periodo de tiempo determinado. Permite controlar con exactitud los inventarios y es necesario usar softwares de gestión de inventarios para poder garantizar una adecuada gestión.

Método de stock bajo demanda

Este método de gestión de inventarios permite reducir el stock al mínimo al hacer los pedidos únicamente cuando así lo solicita el cliente. Por otra parte, tiene la parte negativa de exponerse a quedarse sin existencias y tener que alargar más de lo adecuado los plazos de entrega.

Método de existencias mínimas

Con el método de existencias mínimas se cuenta con un nivel muy bajo de existencias en el almacén. Es necesario analizar los datos de ventas y compras para gestionar el stock adecuadamente.

Método Consigna

Este método de gestión de inventarios se usa especialmente en ventas al por mayor. Consiste en mantener los productos en los depósitos de los clientes hasta que sean vendidos, pero teniendo derechos legales sobre ellos mientras tanto.

Just In Time

El método Just In Time está ideado para empresas que quieren tener un stock bajo. Los materiales se adquieren poco antes de que se inicie el proceso de producción para evitar tener mucho inventario en el almacén. Para que funcione hay que cumplir adecuadamente los plazos y evitar retrasos en las fechas de entrega, distribución o comercialización.

Bulk shipments

El Bulk Shipments es un método de gestión de inventarios que consiste en enviar los productos a granel para garantizar que la reposición de los mismos será menor. Se suele usar en sectores con elevada demanda y permite garantizar que no faltan productos en los puntos de distribución.

Dropshipping

El Dropshipping es uno de los métodos de gestión de inventarios que se emplean con más frecuencia. Con este método se transfiere la orden de compra a los proveedores y ellos son los encargados de la gestión de las unidades, aunque los productos todavía se encuentren en el propio almacén.

Tips para mejorar la gestión de inventarios

Después de repasar los métodos de gestión de inventarios más conocidos, es importante destacar que no existen métodos mejores y peores. En función del sector y la actividad de la empresa será más recomendable un método u otro.

Por otra parte, hay una serie de tips para mejorar la gestión de inventarios que serán útiles independientemente del método de gestión de inventarios seleccionado:

  • Planificar adecuadamente la demanda esperada para evitar excesos o rupturas de stock.
  • No todos los productos son iguales, se debe clasificar y priorizar el inventario en categorías por rotación.
  • Una vez se elige un método de gestión de inventarios se debe mantener y evitar estar cambiando de método.
  • Las alianzas con proveedores facilitan la gestión del inventario al lograr sinergias y conocer qué proveedores tienen más impacto en el inventario.
  • Automatizar los procesos simplifica la gestión y las políticas de monitoreo.

Esperamos que todos estos tips te permitan simplificar la gestión de inventarios de tu empresa, por otra parte, también puede interesarte conocer trucos con los que mejorar la gestión del tiempo en la empresa o cómo gestionar la contabilidad de la empresa. Y, si todavía estás empezando a montar tu propio negocio, te pueden interesar las soluciones para empresas de ABANCA, con productos adaptados a cada sector. Tanto para pequeñas como grandes empresas y un completo abanico de servicios que abarca la financiación, la gestión de cobros o los seguros.

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