Revisar la nómina puede ser sinónimo de alivio porque ya pagaron, pero también puede generar dudas con todas las retenciones que aparecen. Y es que cada mes, se aplica una retención en la nómina a cuenta del pago del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) del ejercicio fiscal en curso.
Esta cantidad es como un anticipo del pago por el IRPF, y es un trámite que la empresa debe practicar mensualmente. Para muchas personas este concepto en la nómina es un verdadero misterio que genera dudas e inagotables preguntas a la empresa. La mecánica para hacerlo es sencilla y en este artículo repasamos cómo calcular las retenciones en la nómina.
- ¿Qué son las retenciones y deducciones en la nómina?
- ¿Cómo se realiza el cálculo de las retenciones?
- ¿Cómo solicitar aumentar la retención en la nómina?
- Cambios en las retenciones en 2025
¿Qué son las retenciones y deducciones en la nómina?
En la nómina de cada mes aparecen los conceptos de retenciones del IRPF y deducciones a la Seguridad Social. ¿Qué son estos conceptos?
Retenciones del IRPF
Las retenciones del IRPF hacen referencia al dinero que Hacienda aparta de la nómina en previsión a lo que te tocará que pagar al hacer la declaración de la renta. Es como un anticipo que todos los ciudadanos hacemos a la Agencia Tributaria en base al IRPF.
Como se suele decir, la declaración de la renta sale a pagar cuando las retenciones del IRPF en la nómina son menos de lo que nos corresponde. En el caso contrario, cuando han sido más altas de que correspondería, sale a devolver.
Deducciones a la Seguridad Social
Por otra parte, las deducciones a la Seguridad Social permiten costear los servicios de la Seguridad Social, como son las prestaciones por desempleo, la formación profesional y las cotizaciones por enfermedades o accidentes laborales. Desde 2023 también incluye el Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI), que en 2025 supone un 0,80% sobre la base de cotización, repartido entre empresa y persona trabajadora; y en 2026 será de 0,90% (0,75 % empresa, 0,15 % trabajador).
¿Cómo se realiza el cálculo de las retenciones?
El cálculo de las retenciones en la nómina se realiza en base a las tablas del IRPF y de deducciones fijadas por Hacienda cada año. Para calcular el tipo de retención la empresa deberá tener en cuenta:
Datos personales
Es decir, las condiciones particulares del trabajador (situación familiar, familiares a su cargo, grado de discapacidad, etc.). Estas condiciones permiten reducir la cantidad a pagar por tener a cargo familiares mayores de 65 años, por su situación familiar, grado de discapacidad y otra serie de situaciones.
Como norma general, a mayores cargas familiares, menor cantidad se paga por el IRPF. Por eso, es importante comunicar a la empresa lo antes posible cualquier variación que se pudiera para que proceda a actualizar la retención que nos aplica en la nómina.
Por ejemplo, si nos casamos o si tenemos un hijo. En estas situaciones habrá que regularizar el tipo de retención y recalcular la cuota de retenciones. Para que el cálculo sea correcto, es importante comunicar cualquier variación mediante el Modelo 145.
Devengos salariales estimados
Los devengos salariales son la cantidad de dinero que percibimos por prestar nuestros servicios a la empresa, incluyendo los complementos salariales, las horas extraordinarias, el salario en especie y cualquier gratificación. No se consideran devengos salariales y, por tanto, no tributan por IRPF, los gastos que anticipa el trabajador, como el pago de una comida, gastos de desplazamiento, etc.
Tramos del IRPF
Los tramos de IRPF correspondientes al ejercicio fiscal que establece la Agencia Tributaria. Estas escalas de retención están recogidas en el artículo 85.1 1º del Reglamento del IRPF.
Teniendo en cuenta estos tres factores, se calcula el importe íntegro de la retribución, se restan los importes excluidos y se calcula la base de retención. Cuando tenemos la base de retención, se aplica la escala del IRPF correspondiente.
Base mínima de retención
El tipo de retención nunca podrá ser negativo ni inferior al 2% en los contratos de menos de un año de duración, y también en la relación laboral especial de artistas; en otras relaciones laborales especiales de carácter dependiente, el mínimo sigue siendo del 15%.
Casos especiales
Por otra parte, se pueden aplicar tipos de retenciones diferentes en casos especiales, como consejeros y administradores, colaboraciones con la compañía, atrasos de ejercicios anteriores, trabajadores en régimen especial de impatriados, o ante rendimientos del trabajo obtenidos en Ceuta y Melilla.
Para poder hacer un estimado, en la web de la Agencia Tributaria existe un apartado específico para el cálculo de las retenciones en la nómina, en función de tu situación personal y el salario bruto. También puedes utilizar nuestra calculadora de sueldo neto para calcular el porcentaje de retención orientativo.
¿Cómo solicitar aumentar la retención en la nómina?
El porcentaje de retención no es inamovible y varía en función del sueldo bruto y también de las circunstancias familiares. Así es como las empresas aplican la retención correspondiente al cálculo de ingresos anuales de su trabajador.
Hay ciertos casos como, por ejemplo, tener varios contratos o cambiar de empresa y pagador, que descuadren la retención y la declaración de la renta termine saliendo a pagar. Es por eso que se puede solicitar una retención superior para evitarlo.
Bastará con hacer esta solicitud por escrito a nuestra empresa. De hecho, si se hace con cinco días de antelación a la realización de las nóminas estarán obligados a aplicar la nueva retención solicitada.
Salvo renuncia por escrito, esta retención será la que quede fijada durante los próximos años. Puede cambiar en el caso de que haya un aumento de salario y se vean obligados a aplicar un tipo superior.
Ten en cuenta que lo que no se puede solicitar es una retención inferior a la que corresponde. En caso de que lo hagan, Hacienda puede solicitar las retenciones no recibidas y hasta aplicar una sanción.
En cuanto al porcentaje que se debe aplicar, es importante hacer una proyección de lo que se ingresará hasta final de año. Una vez tengas los datos, hacer el cálculo en el simulador de retenciones de IRPF de la Agencia Tributaria.
Cambios en las retenciones en 2025
Las retenciones de la nómina en 2025 mantienen la línea de los años anteriores. La única actualización a destacar no es por cambio de tipos, sino técnica. Y es que la AEAT publicó su algoritmo de procedimiento anual para calcular las retenciones.
Conocer cómo se calculan las retenciones en tu nómina te interesa porque puede ayudarte a saber si la retención que se te aplica cada mes es correcta o si debes pedir algún ajuste. En función de las retenciones adelantadas, pagarás más o menos en el IRPF. En el caso de que te hayan retenido más de la cuenta, Hacienda te devolverá la diferencia. Por otra parte, en el caso contrario, habrás de pagar la diferencia a la AEAT.
Recuerda que el pago de retenciones solo es un pago adelantado del IRPF, no pagarás más o menos a final de año. Lo que no pagues a través de la nómina, tendrás que hacerlo posteriormente a la hora de hacer la declaración. Así que elige la forma que más se adapte a tus necesidades y estilo de vida.
Recuerda que los contenidos de este blog tienen carácter informativo. Cualquier actuación motivada por su contenido o por la interpretación de las normas a las que hace referencia deberá ser analizada de forma específica teniendo en cuenta la situación particular de que se trate.
