Diferencias entre albarán y factura

Aunque en ocasiones puedan parecer lo mismo y se lleguen a confundir, el albarán y la factura son dos documentos que tienen usos y validez muy distintos. Mientras uno justifica la entrega de un producto, el otro lo hace del pago de una transacción, además de señalar los efectos tributarios y validez fiscal. Sigue leyendo para conocer a fondo las diferencias entre albarán y factura.

¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento mercantil que justifica la entrega de un pedido o la prestación de un servicio, pero no el pago del mismo. Su función es acreditar la entrega de una mercancía o prestación de un servicio.

No es obligatorio que en el albarán se especifique cuál es el valor del producto ya que, cuando se hace, es un dato para ofrecer un mayor detalle de la operación y no porque tenga valor tributario.

Para el comprador, el albarán sirve como documento para comprobar que la mercancía que ha recibido es la misma que la solicitada. En cuanto al vendedor, certifica que esta mercancía ha sido entregada y aceptada por el comprador. Además, un albarán firmado permite al vendedor exigir el pago en caso de morosidad.

Hay una serie de datos que deben incluirse en el albarán:

  • Número del albarán (deberá tener serie propia) y fecha de emisión
  • En la parte superior, y visible, hay que indicar que es un albarán
  • Nombre del comprador y del vendedor, así como el NIF y domicilio de ambos
  • Descripción de los productos o servicios, una pequeña referencia de los mismos y la cantidad
  • Firma del receptor

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento más completo que el albarán que acredita la operación comercial y tiene fines tributarios. Es por ello que debe incluir los datos de identificación del comprador y del vendedor. En este artículo hay que indicar el importe del producto o servicio y el IVA aplicado.

Cabe destacar que las facturas tienen validez fiscal, por lo que deberán ser guardadas durante un periodo de cinco años. Además, es un documento obligatorio para cualquier empresario o profesional en el momento de realizar una operación económica. Una de las formas de ahorrar es revisar las facturas y las contrataciones mensuales.

Una factura debe incluir los siguientes datos:

  • Número de factura y serie. Es el identificador de cada factura y deberá ser único. Dentro de un mismo año no se pueden emitir dos facturas con la misma numeración. Se puede trabajar con series de facturación, algo que es muy útil si por ejemplo tenemos dos establecimientos.
  • Fecha de expedición de la factura. Marca el periodo en el que se ha facturado y el momento en el que se imputan los impuestos. Además, a efectos de cobro, se utilizará la fecha para empezar a contabilizar el plazo para pagarla.
  • Datos fiscales de emisor y receptor. Se deben incluir datos como nombre y apellidos, denominación social si la factura está dirigida a una empresa, domicilio, número de identificación fiscal.
  • Concepto, importe e impuestos. En la factura se debe indicar el producto o servicios prestados. Hay que diferenciar, además, el importe del producto o servicio sin impuestos y el total, que será la suma de ambos.

¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura?

La gran diferencia entre albarán y factura es que esta última es obligatoria. Por otro lado, la factura es un documento imprescindible para deducir el IVA de los gastos de empresa. También cuenta con validez fiscal y puede ser utilizada para solicitar la garantía de un producto adquirido.

En definitiva, la factura es un documento que justifica el pago de una operación comercial, que además tiene efectos tributarios y validez fiscal. Por eso es importante que contenga los datos fiscales tanto de comprador como del vendedor, además de los impuestos aplicados y especificados.

Las facturas pendientes de cobro son la gran preocupación de cualquier autónomo o empresa, ya que es un riesgo para el flujo de caja. En este artículo te contamos cómo puedes reclamar su pago.

Para realizar un seguimiento de tus facturas –tanto de las emitidas como de las recibidas – y no terminar en una lista de morosos, un servicio de confirmirng te puede resultar muy útil.

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